INTRODUCCION AL ERP.
En este mundo globalizado, las empresas están abocadas a la mejora continua de sus procesos de gestión y eficiencia, para facilitar una mejor respuesta a sus clientes, para reducir los plazos de entrega, controlar el inventario de sus productos,aumentar los beneficios, etc.
1º) Que es un ERP, de que se compone y para que sirve.
Es ahí donde surgen los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP Enterprise Resource Planning) , cuyo objetivo es proporcionar una gestión integrada y flexible de todos los recursos empresariales.
Un ERP debe de proporcionar una gestión integrada porque el resultado de un proceso con lleva el inicio de otro, todo ello bajo una base de datos común mantenida por un sistema de administración de bases de datos. Por ejemplo, la oportunidad de un nuevo cliente dará lugar a la realización de un presupuesto que una vez aprobado pasará a pedido, que posteriormente se convertirá en una factura.
En las empresas tradicionales muchas veces estos procesos no se hayan conectados, lo que da lugar a duplicidad de la información e incongruencias en los datos y perdida de información en los procesos.
Un ERP debe de ser Flexible, porque se basan en los flujos de trabajo de la empresa, en contraposición a los programas cerrados con menos posibilidades de adaptación. Un ERP debe de ser capaz de adatarse al funcionamiento y características de cada empresa, asi como de sus recursos.
2º) Características Generales.
Existen tres características principales que distinguen a un sistema de gestión empresarial;
• Integración:
Un sistema ERP integra todos los procesos de la empresa, de tal forma que las considera como una serie de áreas que se relacionan entre sí, para conseguir una mayor eficiencia reduciendo tiempo y costes.
En un sistema ERP los datos se ingresan una sola vez, formando una base de datos centralizada y facilitando el flujo de información entre los diferentes módulos.
• Modularidad:
Cada módulo del sistema ERP se corresponde con un área funcional de la empresa. Gracias a una base de datos centralizada, estos módulos comparten información entre sí, facilitando la adaptabilidad, personalización e integración. Es habitual que cada módulo utilice un software específico para su funcionalidad. En el ERP SIG PYME un único lenguaje integra todas las posibles funcionalidades, facilitando su uso e integración.
• Adaptabilidad:
Aunque las dos características anteriores; integración y modularidad facilitan la adaptabilidad a las necesidades de cada empresa, algunas veces para abaratar costes se utiliza una solución más genérica y se modifican algunos de los procesos para alinearlos al sistema ERP.
Gracias a la modularidad y capacidad de integración de las funcionalidades un sistema ERP es fácilmente adaptable a las necesidades de cada empresa, permitiendo una total configuración.
Video explicativo:
Proceso de instalación del ERP SIG PYME:
1.- Diseño de la instalación. El ERP SIG PYME tiene una solida base ideal para micropymes (1 a 9 empleados y hasta 3 millones de facturación). Previo a la instalación deberá realizarse un estudio de las necesidades de la empresa y cómo serán resueltas por la aplicación ERP. Se trata de sentar las bases de las necesidades del cliente y fijar las modificaciones y adaptaciones necesarias. Normalmente se suele resolver en un primer contacto.
2.- Instalación de equipos clientes. Será necesaria la instalación, revisión y/o actualización del hardware de la empresa, de manera que cumpla los requisitos mínimos necesario.
3.- Instalación del software. Instalación tanto de la aplicación ERP como del software que ésta necesite para su correcto funcionamiento. Adaptación y configuración del programa. Una vez instalado, será necesario la configuración del software y su adaptación a la empresa cliente.
4.- Migración de datos. Este proceso es de gran importancia para la empresa, pues los datos son imprescindibles para su buen funcionamiento: clientes y proveedores y articulos son datos muy importantes y de gran volumen. En ocasiones serán necesarios procesos manuales si no existe forma de automatizar el traspaso de datos del sistema antiguo a la nueva aplicación ERP.
5.- Realización de pruebas. La instalación del software puede conllevar un periodo de transición en el que coexistirá la solución ERP con la solución antigua de gestión de la empresa. Este periodo de transición comprenderá la realización de pruebas del nuevo aplicativo, y la migración de datos del software antiguo al nuevo. En cualquier caso, será necesario verificar mediante las pruebas necesarias que la solución ERP funciona correctamente y los resultados obtenidos son satisfactorios.
6.- Documentación del sistema. En esta fase se deben realizar los documentos y manuales necesarios y su puesta a disposición ante la organización, mediante los medios de difusión interna que disponga: tablón de anuncios, correo electrónico, Intranet, etc. Formación de usuarios. Esta etapa comprende la formación de los usuarios sobre la utilización del ERP, que podrá conllevar una formación inicial para los responsables del proyecto y una formación para los usuarios finales.
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